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會議系統網絡體系構架以及功能特點

點擊數:發布時間:2019-08-19

會議系統網絡框架

會議系統特點.png


從網絡體系架構上,會議文件電子化系統包括會議管理服務平臺、會議終端、身份認證管理平臺構成,它們共同組成會議專網。系統可部署在會議專網應用、機關內網應用、機關外網應用和互聯網應用。部署在不同的環境下實現不同的功能,會議專網是在會議期間提供文件應用支持;機關內網提供機關內部日常辦公的文件應用支持;機關外網提供更廣泛的機關以外的政務專網上的文件應用支持;互聯網出于系統安全考慮,提供有限的文件應用功能服務(主要是會議文件更新)。會議終端由配有電子文件會議終端軟件的手寫平板電腦、專用的會議電子文件盤組成。對與會人員來說,使用帶會議電子文件盤的會議終端或者筆記本電腦在會議廳(室)通過無線網絡使用會議系統開會。

應用體系構架


電子會議系統.png

從系統應用視圖分析,可以分為三個層次:

?會議工作人員

負責整個電子會議系統的管理和業務支持工作,主要有會議議題的擬文、上傳、審核,在議題審批成功后,通過電子公文交換系統查詢會議報名單位和領導,安排與會領導和列席人員座位、水牌、平板電腦會議終端和電子USB Key等。

?負責電子化會議的總體安排,保證會議次序;

?遵守各項規章制度,規范自己的行為;

?根據會議議題內容,做好會場布置及會議前期各項準備工作;.

?儀容整潔、遵守會議工作程序和規范;

?服從管理, 隨時聽從上級的其他工作安排。

?參會人員

參會人員包含列席人員和議題單位人員,列席人員主要為議題決策表決人員,是會議議案

推行的重要力量。

?主持和列席電子化會議順利召開;

?根據會議議題內容,積極獻言獻策;

?儀容整潔、遵守會議工作程序和規范。

?技術支持人員

系統功能設計

基于移動互聯網技術的電子會議系統從功能上劃分為會議基礎信息平臺、與會人員管理、會議文件管理、會議終端軟件、電子文檔安全管理系統、身份認證管理系統、統一登錄管理 系統和應用系統數據接口八大部分。

基礎信息管理:

會議基礎信息管理為會議電子化系統的各項應用功能提供基礎支撐功能,并對以下會議的基礎信息進行結構化管理。其中包括了會議基本數據項目的管理,也包括了會議相關的數據字典和系統參數的管理。

系統登錄:會議信息管理系統后臺登陸使用,會議基礎信息平臺的授權使用者是技術管理員。輸入用戶名和密碼,或者使用會議電子文件盤(專用U盤)自動登錄。

會議類型管理:對會議類型進行設置和管理。可以設置默認會議類型。

會議設置:會議類型下的具體會議,包括會議的標題、會議時間、創建時間、會議地點等,支持會議的樹狀層級結構管理。會議日程管理、會議日程安排、會議議程管理、各會議的會議議程安排,議程必須屬于且唯一屬于某一項日程,一項日程中包含多項議程

與會人員管理:

會議的組織是一項復雜度較高的工作,參與部門和人員眾多,其中的工作種類和項目繁雜,性質又各不相同,差異性很大,需要進行細致的權限劃分和嚴格的管理。比如會議服務人員、技術支持、會議人員等。系統將這些不同的身份劃分為不同的角色進行管理,不同角色對應不同的操作權限。

角色管理:

根據承擔職責和工作性質的不同將常委會會議文件電子化系統的使用用戶的角色進行劃分和關聯,如:會議服務支持、普通與會人員、常委會與會人員,并分別對應相應的人員和職能處室等。

每個角色在系統中的功能定位根據應用體系架構要求,具體角色管理還包括定義不同角色對應的功能操作權限,可以將角色作為權限的集合。

會議文件管理:

會議文件管理的核心就是要結合安全電子文檔系統,建立包括文件的制作、分類管理、會議期間的在線閱讀、批閱、下載、外發、歸檔等,并易于實現今后的功能擴充。

分類管理和權限控制:會議文件能按照會議屆次和不同的分類進行管理;即一個會議文件有所屬會議屆次和所屬的文件分類兩個屬性,可以按照屆次和分類進行管理。文件的權限劃分為閱讀(下載)、上傳、刪除、審核等。權限可以根據角色進行分配,也可以根據具體的用戶進行分配,并支持權限的授權傳遞機制。

文件上傳:實現各類會議文件的上傳和共享,并設定文件的訪問權限,供與會人員下載使用,在下載時須通過安全電子文檔系統的接口進行控制,下載后 須存儲在專用U盤內。

文件版本管理:系統對于每一個會議文件都會對不同時期形成的不同的版本進行歸檔,并詳細記錄版本號、歸檔時間、歸檔人等信息,系統管理者或其他用戶可以隨時調閱,方便進行文件歷史的回溯。

文件分發控制管理:系統通過會議文件的權限管理和安全電子文檔的共同作用實現會議文件的分發控制。在這其中,權限管理機制是進行分發控制的主控機制,而安全電子文檔對分發的文檔進行了嚴格的加密,保證了文件獲取的合法性、完整性和安全性。

會議終端軟件:

會議文件會議系統終端通過簡捷的操作界面,良好的人機接口,方便的操作方式,為與會人員審閱文件,思考問題,提出意見,提供便利,最大限度的發揮系統效益,提升會議質量和效益。

文件閱讀和批注:文件閱讀和批注是會議文件電子化系統最基本的功能,也是與會人員使用頻率最高的功能,直接關系到與會人員閱讀文件的質量,以及影響到使用系統的成效。

會議文件瀏覽器布局設計美觀實用、功能按鈕清晰直觀,易于學習和操作,響應速度快。會議文件瀏覽器與會議期間部署在會議專網的其他功能共同構成了完整的會議期間的管理控制系統,并接受系統的統管理,包括瀏覽器的啟動、關閉等,保證了系統的完整性和統一性。

會議終端瀏覽器通過程字的檢測和識別可以實現大小及功能自適應于會議終端和筆記本電腦。

同步瀏覽會議文件:相關會議中采取的是相對寬松的會議模式,與會人員可以在會議期間選擇感興趣的文件隨意閱讀,也在主持人宣讀一個文件的過程中,選擇同步閱讀主持人的文件頁面。

文件自動更新:為了給與會人員提供更便利和自動化的服務,同時也是為了保障會議文件能完整有效地發放到每個與會人員,進而保證會議的質量,我們設計了會議文件的自動更新功能,無論是在會前、會議期間還是會后,用戶都可以通過架設在不同網絡的不同應用系統實現會議文件的自動更新,用戶只需將專用U盤插入電腦,在客戶端程序的作用下,系統就會識別并啟動更新工作,將最新版本的會議文件自動下載存儲到U盤中,保證用戶在不同網絡環境下(公網、政務外網、政務內網、辦公局域網)都能夠快捷、安全、完整地獲取會議文件

全文檢索:文件的檢索功能的準確性和效率會對文件系統的使用效果造成很大的影響。一個高效的檢索系統會大大提升文件的使用效果。而全文檢索提供了深入文章內容的非結構化的檢索方式,更加符合省科工貿信委對于文件深度搜索的業務需求。

會議室系統.png

電子文檔安全管理系統:

會議文件電子化系統應用于核心工作領域,處理的對象是會議期間的所有相關會議文件。由于會議文件必須在限定的時間內給限定的人群閱讀,具有較高的敏感性和實效性,為了防止會議文件的非法傳播和篡改,以及保證文件的合法性,必須應用專業的安全文檔系統對會議文件加以管理。我們通過安全電子文檔系統管理系統和會議電子盤技術對會議文件進行安全管理。

電子文檔安全管理系統的作用體現在兩個方面:

1)對系統中存儲的會議文件進行集中的安全控制,包括加密和訪問權限策略的制定,實現會議文件的全面保護;

2)作用于會議文件電子化系統的文件管理的接口,對于會議文件進出系統進行控制,必須經過電子文檔安全管理系統的加解密才能進出系統。

會議文件保護:會議文件一旦進入會議文件管理系統,就受到電子文檔安全管理系統的保護。系統內部提供保護的功能包括:

?對文檔進行多種不同密級的加密保護,密級可以自行定義,不同密級可以定義不同級別的保護策略;

?根據文檔保護策略對特定用戶群賦予文檔各種內容訪問權限的文檔保護、管理系統;

?具有靈活可調的授權審批機制;按部門、格式、用戶、用戶組等有針對性的實現多種授權策略;

?支持手動和自動兩種加密方式,并可以根據文件類型制定不同的加密策略,由用戶根據實際需求選擇哪些文檔需要加密哪些不需要加密。

會議文件歸檔和外發

為了保證會議文件的安全性,除了在系統內部建立健全可靠的安全機制外,還必須在系統外圍和系統的接口處通過技術手段的應用來控制文件進出系統的安全性。我們采取專用的會議電子盤儲存會議文件,并設置了加密信息和權限控制信息,會議文件必須通過電子盤內的結合安全文檔控制機制的會議終端軟件才能打開。

在會議前提交正式的會議文件,以及會后將會議期間形成的會議文件歸檔上傳到會議文件電子化系統時,必須經過安全電子文檔接口的處理,確保會議文件電子化系統中管理的文件都納入安全文檔系統管理的范疇,最大限度防止從內部泄漏文件的可能性。

小型會議室系統.png

外部應用系統整合:

會議文件電子化系統不是一個孤立的系統,文件電子化系統的建設,是對現有信息化建設工作的強有力的推動,同時也豐富了應用,通過將會議文件電子化系統與現有的應用整合,可以進一步完善了現有的信息化平臺。

本系統和內部已建成的其他系統都存在數據交換的情況,此外也會整合如短信通知等其他應用系統的功能,必須在保障安全性的前提下建立與外部應用系統的數據交換和應用功能的整合。

數據交換:由于會議文件電子化系統和其他應用系統從網絡.上是隔離的,所以會議系統和其他應用系統進行數據交換不能采用實時交換的方式,而必須通過分離的數據接口方式,由網閘或者手工操作方式進行數據的交換,在交換過程中必須保證數據交換的安全性、完整性和不被非法篡改。

基于移動互聯網技術的電子會議系統具有專用的數據交換機制來滿足數據交換的特殊要求。

應用功能整合:會議文件電子化系統可以和內網網站以及等現有應用系統進行應用功能的整合,以增強會議文件電子化系統的應用效果,體現信息化平臺的整體效能,應用整合工作包括以下幾個方面:

?會議文件電子化系統和機關內網門戶的整合,實現為機關內網網站提供關于常委會會議和主任會議的相關文件數據資料,并且實現和機關內網網站相關欄目進行對應交換。

?推送專題欄目的內容數據到會議專網系統,此功能是擴展功能,便于與會人員及時便利地獲取更加豐富的信息資源,提升會議服務質量。

?建立短信平臺,為了及時友好地向與會者發送會議相關的通知消息比如會議的日程議程,或者在發布了新的會議文件版本后通知會者及時聯網更新手中的文件。

軟件會議系統功能豐富多樣,不僅包含基本的會議交流和溝通功能,還包括豐富的數據協作以及人性化設計的會議管理功能等,軟件電子會議的出現彌補了硬件電子會議功能上的不足,成為企業高效運營的得力助手。

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